فهرست محتوا
بهره‌وری چیست؟
بیایید بهره‌وری را تعریف کنیم… بهره‌وری معیاری برای ارزیابی عملکرد فردی است که کاری را انجام می‌دهد. ما اغلب تصور می‌کنیم که بهره‌وری یعنی انجام کارهای بیشتری در روز، اما این تصور اشتباه است. بهره‌وری یعنی انجام پیوسته کارهای مهم. صرفنظر از اینکه روی چه چیزی کار می‌کنید، فقط چند کار واقعاً مهم وجود دارند.
پس بهره‌وری یعنی حفظ سرعت ثابت و متوسط در انجام برخی کارها، نه حداکثر سرعت در انجام همه کارها.
استراتژی‌هایی برای بهره‌وری از زمان
استفاده از جعبه آیزنهاور
با استفاده از جعبه آیزنهاور (Eisenhower Box) فعالیت‌های اتلاف‌کننده وقت را حذف کنید: این ماتریس ساده تصمیم‌گیری به شما کمک می‌کند تا اقدام کنید، وظایفتان را سازماندهی کنید و کارهای بیشتری انجام دهید. نکته مهم در مورد این ماتریس این است که می‌توان از آن هم برای برنامه‌های بهره‌وری وسیع («چطور باید از وقتم در طول هفته استفاده کنم؟») و هم برای برنامه‌های ساده‌تر روزانه («امروز باید چه کاری انجام دهم؟») استفاده کرد.
استراتژی «فهرست ۲» وارن بافت
با استفاده از استراتژی فهرست 2 وارن بافت، می‌توانید تمرکز خود را به حداکثر برسانید و بر اولویت‌هایتان مسلط شوید. در این روش که وارن بافت (Warren Buffett)، سرمایه‌گذار معروف توصیه کرده است، از یک استراتژی بهره‌وری سه مرحله‌ای ساده برای کمک به تعیین اولویت‌ها و اقدامات استفاده می‌شود. گاهی این روش برای تصمیم‌گیری و متعهد ساختن خود به انجام یک کار فوری مفید است.
روش آیوی لی
کارشناسان فعالیت‌های روزانه توصیه می‌کنند که برای حداکثر بهره‌وری هر روز مهمترین کار را ابتدای روز انجام دهیم. روش آیوی لی یک راه بسیار ساده برای اجرای این استراتژی است.
روتین 15 دقیقه‌ای آنتونی ترولوپ
روش رتبه‌بندی اولویت‌ها و انجام مهمترین کار در ابتدای روز با مشکلی متداول مواجه است. در اینجا شما را با روش 15 دقیقه‌ای آنتونی ترولوپ آشنا می‌کنیم.
پس از رتبه‌بندی اولویت‌های روزانه‌تان، اگر کار شماره یک شما پروژه‌ای واقعاً بزرگ است، شاید دچار ناامیدی شوید چون اتمام همین یک کار زمان زیادی می‌برد و ممکن است به سایر کارهایتان نرسید. با این حال، آنتونی ترولوپ، راه حلی برای این مشکل متداول پیشنهاد می‌کند.
بیشتر بخوانید: خلاقیت یا بهره‌وری؟ ۳ راه برای ترویج فرهنگ خلاقیت در سازمان‌ها
سایر ایده‌های بهره‌وری
بیشتر استراتژی‌های بهره‌وری بر کارایی کوتاه‌مدت تمرکز می‌کنند: چطور لیست کارهایمان را به طور مؤثر مدیریت کنیم، چطور هر روز صبح کارهای بیشتری انجام دهیم، چطور جلسات هفتگی‌مان را کوتاه کنیم و غیره. همه این ایده‌ها معقول به نظر می‌رسند اما اغلب نمی‌دانیم که اگر می‌خواهیم بهره‌وری خود را در بلندمدت به حداکثر برسانیم، باید استراتژی‌های خاصی را انتخاب کنیم.
راه‌هایی ساده برای افزایش بهره‌وری روزانه
مرحله 1: انرژی‌تان را مدیریت کنید، نه زمان‌تان را
اگر لحظه‌ای تمرکز کنید احتمالاً متوجه می‌شوید که در انجام برخی کارها در زمان‌های خاص بهتر عمل می‌کنید. میزان انرژی شما در صبح چقدر است؟ در ظهر چطور؟ در بعدازظهر چطور؟ مشخص کنید که هر سطح انرژی و زمان از روز برای چه وظایفی مناسب است.
مرحله 2: برنامه روز بعد را از شب قبل آماده کنید
اگر هر روز فقط یک کار را انجام می‌دهید پس کارتان این باشد: هر شب چند دقیقه را صرف سازماندهی فهرست کارهای فردا کنید. اگر قرار باشد خودم به این توصیه به طور دقیق عمل می‌کنم، محتوای کلی مقاله‌ای را که قرار است روز بعد بنویسم شرح می‌دهم، و فهرست کوتاهی از مهمترین مواردی را که باید انجام دهم تهیه می‌کنم. این کار در شب 10 دقیقه وقت می‌گیرد اما روز بعد 3 ساعت در زمانم صرفه‌جویی می‌شود.
مرحله 3: ایمیل‌هایتان را تا ظهر باز نکنید
این راه‌حل خیلی ساده به نظر می‌رسد، و تقریباً هیچ کس آن را اجرا نمی‌کند. مدتی طول کشید تا هوس باز کردن ایمیل‌هایم را خاموش کنم اما در نهایت متوجه شدم که برای هرچیزی می‌توان چند ساعت صبر کرد. هیچ کس قرار نیست در مورد یک وضعیت اضطراری واقعی (مثلاً فوت یکی از عزیزان) به شما ایمیل بزند!
پس عادت باز کردن ایمیل‌ها در چند ساعت اول روز را کنار بگذارید. از زمان صبح برای انجام کارهای مهم استفاده کنید نه برای پاسخ دادن به وضعیت‌های «اضطراری».
مرحله 4: تلفن همراهتان را خاموش کنید و آن را در اتاق دیگری بگذارید
می توانید تلفن همراهتان را روی میز همکارتان، یا حداقل در جایی که دور از چشم باشد قرار دهید. این فاصله باعث از میان رفتن میل به بررسی پیامک‌ها یا پست‌های فیسبوک، توییتر و غیره می‌شود. این استراتژی ساده احتمالاً مانع از این می‌شود که در میانه راه، حواستان منحرف شود و وقتتان را صرف کارهای بیهوده کنید.
مرحله 5: در محیطی خنک کار کنید
تا به حال متوجه شده‌اید که در اتاقی گرم دچار احساس گیجی و تنبلی می‌شوید؟ کاهش دما یا جابه‌جایی به مکان خنک‌تر راهی آسان برای متمرکز کردن ذهن و بدن است.
مرحله 6: بنشینید یا بلند شوید
اگر قوز کرده‌اید، قفسه سینه در حالت جمع‌شده قرار می‌گیرد و دیافراگم به پایین ریه‌ها فشار می‌آورد. این فشار مانع از تنفس آسان و عمیق می‌شود اما اگر صاف بنشینید یا بایستید، متوجه می‌شوید که راحت‌تر و کاملتر نفس می‌کشید. در نتیجه، مغزتان اکسیژن بیشتری دریافت می‌کند و بهتر می‌توانید تمرکز کنید.
مرحله 7: برای شروع روزتان از یک «روال قبل از بازی» کمک بگیرید
برنامه صبحگاهی من با نوشیدن یک لیوان آب سرد شروع می‌شود. برخی افراد روزشان را با 10 دقیقه مدیتیشن آغاز می‌کنند.
شما هم باید یک مراسم صبحگاهی ساده برای شروع روزتان داشته باشید. این روتین کوچک به مغز شما سیگنال می‌دهد که زمان آن رسیده است که به حالت کار یا ورزش یا هر حالتی که برای انجام وظیفه‌تان نیاز دارید وارد شوید. علاوه بر این، روال قبل از بازی به شما کمک می‌کند بر کمبود انگیزه غلبه کنید و کارهایتان را، حتی زمانی که تمایلی به کار ندارید، انجام دهید.
- این مطلب برگرفته از مقاله‌ای است با عنوان «The Productivity Guide: Time Management Strategies That Work» که می‌توانید نسخه انگلیسی آن را از لینک زیر مشاهده بفرمایید:
The Productivity Guide: Time Management Strategies That Work
by JAMES CLEAR
مترجم: بهار علیان
