مدیران سازمان شما چقدر در حل مسئله خوب عمل می‌کنند؟ در بیشتر مواقع آن چیزی که مدیران به آن می‌پردازند و با آن دست و پنجه نرم می‌کنند حل مسئله نیست بلکه تلاش برای درک چیستی مسئله است.

اندیشمندان مختلف، از آلبرت اینشتین تا پیتر دراکر، تأکید زیادی بر اهمیت تشخیص درست مسائل داشته‌اند اما چرا سازمان‌های ما هنوز برای تشخیص درست مسئله به مشکل بر می‌خورند؟

یکی از دلایل چنین معضلی، این است که ما تمایل داریم فرایند تشخیص مسئله را مهندسی و بررسی کنیم.

بسیاری از روش‌ها و چارچوب‌های مدیریتی، از جمله تریز (TRIZ)، شش سیگما (Six Sigma)، اسکرام (Scrum) و غیره، بسیار جامع تدوین شده‌اند اما همین جامعیت سبب شده استفاده از آن‌ها دشوار باشد.

این چارچوب‌ها زمانی‌که به درستی به کار گرفته شوند، بسیار مفید هستند اما کامل بودن آن‌ها سبب شده برای استفاده در زندگی کاری روزانه بسیار پیچیده و زمانبر باشند.

ابزارهایی که در حل مسائل روزانه به کمک ما می‌آیند

جایی که افراد نیاز دارند در شناخت مسئله بهتر عمل کنند، سمینارهای استراتژی نیست بلکه جلسات روزانه است. در نتیجه ما به ابزارهایی برای حل مسئله نیاز داریم که تمامی بخش‌های سازمان را برای چند هفته در بخش آموزش درگیر نکند.

وقتی افراد از چارچوب‌های ساده‌تر تشخیص مسئله مانند تحلیل ریشه‌ای مشکل و تکنیک 5 چرا استفاده می‌کنند، اغلب خود را در حال غرق شدن هر چه بیشتر در مسئله‌ای می‌یابند که آن را تعریف کرده بودند، به جای اینکه به یک تشخیص جدید دست یابند.

این روش‌ها هم قطعا می‌توانند مفید باشند اما راه‌حل‌های خلاقانه تقریبا همیشه از یک تعریف جدید از موضوع اصلی شما به دست می‌آید.

در این مقاله، یک رویکرد جدید برای تشخیص مسئله به شما معرفی شده است که می‌تواند در زمان کمی مورد استفاده قرار بگیرد.

تحقیقات نشان داده که این رویکرد از طریق کشف چارچوب‌های کاملا متفاوت از چارچوب‌های معمول، منجر به راه‌حل‌های خلاقانه می‌شود.

برای آشنایی با کارگاه حل مسئله و تصمیم‌گیری تینکآ اینجا را ببینید

چارچوب‌بندی مجدد مسئله چه مزایایی دارد؟

چارچوب‌بندی مجدد (Reframing) را می‌توان فرایندی سریع و تکرارشونده دانست.

هفت تمرینی که در این مقاله به آن پرداخته شده است به دو روش می‌تواند به کار گرفته شود. انتخاب هر یک از این روش‌ها بستگی به میزان تسلط شما بر موقعیت دارد.

روش نخست این است که هر هفت راهکار را برای مسئله مورد نظر به کار بگیرید.

این فرایند در 30 دقیقه قابل اجراست و از مزایای آن می‌توان به آشناسازی همه افراد با این روش اشاره کرد.

روش دوم زمانی مناسب است که کنترل کافی بر موقعیت ندارید و باید با در نظر گرفتن زمان محدودی که دارید تصمیم بگیرید. برای مثال وقتی که یکی از اعضای گروه به سراغ شما آمده و برای اندیشیدن به مسئله، تنها 5 دقیقه زمان دارید.

در چنین موقعیتی، شما به راحتی می‌توانید یک یا دو تمرین را از میان تمرین‌های هفتگانه انتخاب و اجرا کنید.

شاید 5 دقیقه نه تنها برای ریفریمینگ (چارچوب‌بندی مجدد)، بلکه حتی برای تعریف کردن یک مسئله هم زمان بسیار کمی به نظر برسد.

با این حال نتایج تحقیقات نشان داده که همین مداخلات کوتاه نیز برای بازاندیشی به مسائل بسیار مفید خواهند بود. در بسیاری از موارد همین فرایند کوتاه، می‌تواند سبب روش شدن جرقه‌ای در ذهن شما شود.

البته که تمام مسائل به سادگی قابل حل شدن نیستند. گاهی برای حل مسئله، به انجام چندین مرحله چارچوب‌بندی مجدد نیاز داریم که مشاهده، مذاکره و نمونه‌سازی را شامل می‌شود.

مواردی هم وجود دارد که چارچوب‌بندی مجدد مسئله، به هیچ وجه کارساز نیست اما تا زمانی که وارد عمل نشوید متوجه نخواهید شد که کدام مسائل با این روش قابل حل هستند.

زمانی که در اجرای نسخه 5 دقیقه‌ای به مهارت و تبحر کافی دست یافتید، می‌توانید از چارچوب‌بندی مجدد برای مقابله با بسیاری از مسائل بهره ببرید.

7 تمرین ساده برای تشخیص درست مسئله

• از زاویه جدید به موضوع بنگرید

به اعضای گروه خود بیاموزید وقتی برای حل مسئله راه حل مناسبی پیدا نمی‌کنند از تکنیک چارچوب‌بندی مجدد (Reframing) استفاده کنند؛ یعنی از زاویه‌ای کاملا متفاوت به موضوع نگاه کنند.

این تکنیک باید در وجود همه اعضای گروه نهادینده شود.

• افراد غیرمسئول را وارد بحث کنید

گاهی افراد غیرمرتبط به کار شما، می‌توانند بهترین ایده‌ها را برای حل مسئله داشته باشند. به شرطی که از آن‌ها انتظار ایده داشته باشید، نه راه حل.

از دیگران بخواهید افکار اعضای گروه شما را به چالش بکشند. حالا این شمایید که باید راه حل مناسب را بیابید.

• نظرات افراد گروه را مکتوب کنید

بعد از هر جلسه، نظرات افراد گروه را مکتوب کنید تا از احتمال فراموشی یا درک اشتباه موضوع بکاهید. نظرات اگر مکتوب نشوند بعد از مدتی در ذهن افراد دستخوش تغییر خواهند شد.

برای اینکه خواسته‌های سایر ذینفعان و مشتریان را درک کنید، مشکلات را از زبان خودشان بشنوید و مستند کنید.

• از نگفته‌ها بپرسید

اغلب ما وقتی به شرحی از یک مشکل گوش می‌دهیم به جزئیات موضوع توجه داریم. این توجه به معنی غافل شدن از جنبه‌های ناگفته و جامانده مسئله است.

شما متفاوت باشید و سعی کنید برای حل درست مسئله، ناگفته‌ها را کشف کنید. همیشه از خود بپرسید کدام جنبه از موضوع هنوز بررسی نشده است.

• از دسته‌بندی‌های مختلف غافل نشوید

تغییر اساسی زمانی به وجود می‌آید که درک شما از یک مسئله دچار دگرگونی شود.

گاه شما به عنوان یک متخصص، فقط از دریچه تخصصتان به موضوع نگاه می‌کنید اما هر مسئله جنبه‌های مختلفی دارد. بررسی جوانب موضوع را فراموش نکنید.

از اعضای گروه بخواهید موضوعات را از منظر دیگری بررسی کنند؛ اغلب روزنه جدیدی برای حل مسئله باز می‌شود.

• مسائل خارج از برنامه را با نگاه مثبت ارزیابی کنید

اگر همیشه لیستی از موارد منفی را یادداشت کنید در واقع راه تفکر اصولی را بر خود بسته‌اید. توجه زیاد به مشکلات و ندیدن نکات مثبت، باعث می‌شود همکاران شما در مقابل نظراتتان جبهه بگیرند.

برای چارچوب‌بندی مسئله، یکبار با نگاهی مثبت بررسی کنید که اگر مشکل رخ نمی‌داد شرایط چگونه پیش می‌رفت. ضمن اینکه باید تعیین کنید شرایط فعلی چه مزایایی دارد.

• اهداف خود را زیر سوال ببرید

مطمئنید که هدف درست شناسایی شده است؟ اهداف اعلام شده توسط تیم مدیریت را به چالش بکشید. با تکنیک چارچوب‌بندی مجدد، می‌توانید اهداف پنهان را کشف کنید. برای این کار از نفر سومی خارج از گروه بخواهید درباره موضوع نظر بدهد. گاهی این بهترین راه برای برطرف شدن مشکلات شما باشد.

برای آشنایی با کارگاه اسپرینت گیمیفای‌شده حل مسئله تینکآ اینجا را ببینید

*این مطلب خلاصه‌ای است از مقاله هاروارد بیزنس ریویو که با عنوان « Are You Solving the Right Problem» به قلم Dwayne Spradlin منتشر شده است.

منبع: hbr

تلخیص و ترجمه: المیرا صابرنعیمی