حل مسئله
تعریف مسئله
در بیزنس، مسئله به هر موقعیت یا چالشی گفته میشود که سازمان را از رسیدن به اهداف خود باز میدارد. این مسائل یا در اصل، مشکلات، میتوانند در زمینههای مختلف یک کسب و کار به وجود آیند، از جمله در فروش، مالی، بازاریابی، منابع انسانی، تولید یا خدمات پس از فروش.
در واقع، مسئله زمانی به وجود میآید که وضع موجود سازمان با وضعیت هدف متفاوت باشد. در این تعریف، منظور از وضع موجود، شرایط حال حاضرِ یک سیستم یا فرایند است؛ و منظور از وضعیت هدف، وضع مطلوب یا ایدهآلی است که سیستم یا فرایند باید به آن برسد. بنابراین، مشکل یا مسئله هر سطحی از عملکرد است که با عملکرد مورد انتظار و در چارچوب زمان مورد انتظار مغایر باشد. به عنوان مثال، در یک سیستم تولیدی، وضع موجود میتواند کمبود مواد اولیه یا فروش پایین باشد یا در یک بیمارستان نارضایتی بیماران از خدمات ارائه شده و یا حتی نارضایتی پزشکان باشد. در مقابل، وضعیت هدف ممکن است افزایش سهم بازار یا توسعه (ارائه محصولات جدید)؛ یا ارائه خدمات به بیماران در زمان کوتاهتر و … باشد.
حل مسئله
بنابراین مشکل/مسئله میتواند به شکلهای مختلفی در یک کسب و کار خود را نشان دهد مانند تاخیر در تحویل یک نرمافزار یا یک ساختمان، زمانبَر بودن فرایند تشخیص تا درمان یک بیمار، کاهش فروش، بیانگیزگی کارکنان، فرایندهای ناکارآمد، شکایات مشتریان، مشکلات جریان نقدینگی یا در کل اتلافهای مختلف. این مشکلات ممکن است از عوامل داخلی مانند تصمیمهای مدیریتی نادرست، سیستمهای مدیریتی و ارزیابی ناکارآمد، کمبود منابع و فقدان آموزش، یا عوامل خارجی مانند تغییر شرایط بازار، رقابت یا پیشرفتهای فناوری ناشی شوند.
در ابتدا باید مطمئن شویم که با یک مسئله واقعی و نه علائم آن سر و کار داریم. به عنوان مثال، اگر عملکرد کارکنان در بخشی از شرکت غیراستاندارد باشد، ممکن است با خود فکر کنیم مشکل به افرادی مربوط میشود که کار را انجام میدهند. با این حال، اگر کمی عمیقتر نگاه کنیم، مشکل واقعی به احتمال زیاد کمبود آموزش یا حجم کاری نامعقول اعضای تیم خواهد بود. در چنین شرایطی، با پرسیدن سؤالات درست از خودمان میتوانیم جزئیات مربوط به مسئله را بررسی و کشف کنیم که ریشه اصلی آن کجا بوده و چه چیزی در حال وقوع است.
البته تعریف مسئله به معنای تصمیمگیری در مورد نحوه حل آن مسئله نیست. نکته بسیار مهم این است که از زاویههای مختلف به موضوع نگاه کنیم. اگر برای پیدا کردن راه حل برای مسئله عجله کنیم، ممکن است به راه حلی کوتهفکرانه برسیم. در این راستا میتوانیم برخی عناصر را بررسی کنیم که منجر به بروز آن مسئله شدهاند. به این ترتیب ایدههای بیشتری برای دستیابی به راه حلهای ممکن به ذهنمان میرسند. حال که به تعریف مسئله پرداختیم، وقت آن است که به تکنیک های حل مسئله در سازمان بپردازیم.
مهمترین تکنیکها و روشهای حل مسئله در سازمان چیست؟
مهارت حل مسئله در سازمان ها یکی از مهارت های اساسی مدیران اجرایی و رهبران است.
فرآیند 8 مرحله ای حل مسئله
مرحله 1: تعریف مشکل
- مشکل چیست؟
- چگونه مشکل را کشف کردید؟
- مشکل از چه زمانی شروع شد و این مشکل تا چه زمانی ادامه دارد؟
- آیا داده های کافی برای کنترل مشکل و جلوگیری از انتقال آن به مرحله بعدی فرآیند وجود دارد؟ اگر بله، مشکل را در نظر بگیرید.
- مرحله 2: شفاف سازی مشکل
- چه داده هایی در دسترس یا مورد نیاز است تا به شفاف شدن یا درک کامل مشکل کمک کند؟
- آیا حل مشکل در این مقطع زمانی اولویت اصلی است؟
- آیا منابع دیگری برای شفاف شدن مشکل مورد نیاز است؟
- برای حل این مشکل یک پروژه تعریف کنید تا بتوانید با تیم خود آن را حل کنید
- مطمئن شوید که مشکل درست شناسایی شده است و به مرحله فرآیند بعدی منتقل نمی شود.
مرحله 3: تعریف اهداف
- هدف نهایی یا وضعیت مطلوب آینده شما چیست؟
- اگر این مشکل را برطرف کنید چه کاری انجام خواهید داد؟
- جدول زمانی مورد نظر برای حل این مشکل چیست؟
مرحله 4: شناسایی علت اصلی مشکل
- علل احتمالی مشکل را شناسایی کنید.
- علل ریشه ای احتمالی مشکل را اولویت بندی کنید.
- چه اطلاعات یا داده هایی برای تأیید علت اصلی وجود دارد؟
مرحله 5: توسعه برنامه اقدام
- فهرستی از اقدامات لازم برای رسیدگی به علت اصلی و جلوگیری از رسیدن مشکل به دیگران ایجاد کنید.
- برای هر اقدام یک مالک و جدول زمانی اختصاص دهید.
- اقدامات وضعیت برای اطمینان از تکمیل.
مرحله 6: اجرای برنامه اقدام
- اجرای برنامه اقدام برای رفع علت اصلی
- بررسی کنید که اقدامات انجام شده است.
مرحله 7: ارزیابی نتایج
- نظارت و جمع آوری داده ها
- آیا به اهداف تعریف شده در مرحله 3 رسیدید؟ اگر نه، فرآیند 8 مرحله ای را تکرار کنید.
- آیا عواقب غیر قابل پیش بینی وجود داشت؟
- اگر مشکل حل شد، فعالیت هایی را که قبلاً برای رفع مشکل اضافه شده اند حذف کنید.
مرحله 8: بهبود فرآیند به طور مداوم
- به دنبال فرصت های اضافی برای اجرای راه حل باشید.
- مطمئن شوید که مشکل مجدداً به وجود نمی آید و درس های آموخته شده را با دیگران در میان بگذارید.
- در صورت نیاز، فرآیند حل مسئله 8 مرحله ای را برای بهبود بیشتر تکرار کنید.
بیشتر بخوانید: حل مسئله در راچونه
